Cinco erros cometidos ao utilizar ferramentas de produtividade 

Aplicativos de produtividade são considerados uma dádiva para inúmeros profissionais, pois ajudam na criação de hábitos produtivos, resultando em um aumento do tempo livre. No entanto, essas mesmas vantagens oferecidas por esses aplicativos podem acabar tendo o resultado oposto ao que se espera quando não são utilizados de maneira correta.   

Para evitar que tais aplicativos atrapalhem ao invés de ajudar, é necessário que a tecnologia trabalhe em conjunto com os aspectos de sua vida. Afinal, não é surpresa que, dada a onipresença da tecnologia de produtividade e a falta de orientação sobre como utilizá-la, acabem fazendo um uso inadequado dela. Inclusive, nem sempre é possível dizer quanto um determinado software é capaz de realmente aprimorar a produtividade de uma pessoa.

Embora não exista uma solução capaz de encontrar a tecnologia de produtividade ideal, existem algumas diretrizes as quais podem ser levadas em conta para evitar que o uso desses aplicativos funcione da maneira contrária.  

De acordo com o site da revista Inc, separamos 5 erros importantes para serem observados e evitados ao utilizar a tecnologia no auxílio da produtividade: 

1. Acreditar que a ferramenta de produtividade perfeita exista 

Um pacote de softwares capaz de maximizar a produtividade em todos os aspectos da vida do usuário seria perfeito. Infelizmente, no entanto, ele não existe – e, se existisse, as outras tecnologias de produtividade não teriam chance no mercado. 

Apesar da aparente obviedade desse fato, o número de usuários que esperam que aplicativos de produtividade sejam perfeitos é muito grande. Infelizmente, isso resulta apenas em decepção e no aumento da frustração ao invés de aprimorar a produtividade.  

Para contornar esse erro, isole os aspectos específicos da sua vida onde gostaria de ser mais produtivo e busque por um software que auxilie a eles especificamente.  

2. Investir em aplicativos em excesso 

Na hora de encontrar a quantidade certa de aplicativos para atender às suas necessidades deve-se ter cautela para não pecar pelo excesso. O leque de aplicativos oferecidos é grande, portanto, pode ser tentador sair em busca de todas as possibilidades com a ideia de que possam maximizar a produtividade em todos os aspectos da sua vida. 

 No entanto, ao se fazer isso o resultado tende a ser o oposto.  

A manutenção de muitos aplicativos significa um tempo de gerenciamento muito grande, ou seja, vai contra a finalidade deles. Para evitar que isso ocorra, é necessário concentrar-se nos aspectos do cotidiano que apresentam um maior potencial de melhoria e lidar om eles antes de passar para outros. 

 O foco em poucos aplicativos de cada vez impede a perda de controle e, consequentemente, ajuda a encontrar a maneira ideal de aumentar sua produtividade com o auxílio deles.  

3. Manter as ferramentas para si 

Maximizar sua produtividade pessoal é algo ótimo, mas pode ser difícil progredir sem que pessoas ao seu redor adotem alguns dos mesmos hábitos que você.  

Como exemplo disso, pode-se citar os calendários inteligentes ou softwares de gerenciamento de projetos. O compartilhamento do calendário com pessoas importantes do seu dia a dia, seja de nível pessoal ou profissional por meio de calendários inteligentes ou softwares de gerenciamento de projetos, por exemplo, resulta em uma grande facilitação. Portanto, se encontrar um aplicativo que realmente funcione para você, o ideal é compartilhá-lo com outras pessoas. 

4. Ignorar as informações dadas pelas ferramentas de produtividade

As ferramentas que focam em análise são uma parte importante da tecnologia de produtividade, pois saber como se está gastando o tempo pode ser de extrema utilidade, especialmente quando o foco é fazê-lo com maior sabedoria. 

Atualmente, grande parte dos aplicativos só fornece dados de como o seu tempo é gasto, deixando a seu encargo se organizar para otimizar a forma com que você o usa. A tecnologia da produtividade torna-se um desperdício caso não tenha um impacto prático sobre como a vida é organizada. 

Por isso é importante observar essas análises com intencionalidade ao: 

  • Revistar a programação;
  • Avaliar o tempo gasto para realizar determinadas ações;
  • Avaliar como essas ações lhe beneficiam. 

Ao fazê-lo, procure tomar atitudes de como pode aprimorar o tempo gasto, você vai passar a ser mais produtivo e a ter um tempo maior para dedicar a cada tarefa.  

5. Não focar nas suas necessidades pessoais 

A internet está repleta de listas dos melhores aplicativos de produtividade, das melhores maneiras de como é possível aumentar a produtividade, de como ser capaz de realizar múltiplas tarefas ao mesmo tempo, etc. Por mais que tais conteúdos sejam úteis, eles não são escritos por pessoas que conhecem você pessoalmente, suas necessidades e sua agenda pessoal.  

Portanto, antes de buscar pelo próximo software de produtividade perfeito, é necessária a realização de um balanço mental daquilo que você necessita, de qual é o aplicativo ideal para você. Para ajudar nessa tarefa, responda às seguintes questões: 

  • Quais são os recursos oferecidos?
  • Como é o design? 
  • Qual o dinheiro que pretendo investir? 

Foque nessas questões e, com isso em mente, tente encontrar produtos que correspondam ao que você busca. O melhor aplicativo de produtividade não é aquele que o mercado aponta como ideal, mas sim o que atende às suas necessidades.  

O cenário tecnológico está repleto dos mais variados tipos de produtos que aumentam a produtividade, inclusive como parte do Microsoft Office 365. 

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