Nos últimos anos, o trabalho tem evoluído para tornar-se uma atividade de grande complexidade. Um dos motivos para esse fato são as inovações tecnológicas, as quais elevaram as expectativas e resultaram no aumento da jornada de trabalho.

Ademais, as tarefas tornam-se cada vez mais colaborativas e requerem cada vez mais coordenação e reuniões para serem concretizadas. Além disso, estamos cercados por um grande número de distrações que variam desde os alertas de nossos smartphones, passando por notícias urgentes e por vídeos virais que precisam ser vistos.

Por esse motivo, atualmente existe uma grande necessidade da formulação de estratégias para aumentar nossa produtividade e nos manter produtivos. Por meio de um artigo publicado na Harvard Business Review, traduzimos 9 conselhos para auxiliar na produtividade e a alcançar o melhor do seu trabalho.

Confira abaixo:

  1. Desligue-se ao concentrar em tarefas

Os melhores resultados de trabalho ocorrem quando estamos “ativos”, lidando com projetos os quais foram iniciados por nós mesmos. No entanto, grande parte de nosso tempo de trabalho é focado em responder às demandas de terceiros, em outras palavras, no “defensivo”.

Diversos especialistas afirmam que as pessoas mais produtivas tomam medidas para equilibrar entre o “ativo” e “defensivo”. Para Tom Rath, autor renomado em produtividade, o ideal é realizar suas tarefas longe de novas mensagens de e-mail, manter o celular no silencioso e programado apenas para receber ligações de pessoas selecionadas e resistir para não visualizar mensagens e e-mails até a realização de uma tarefa importante.

  1. Reconheça: ser extremamente ocupado pode significar falta de foco

Existe uma certa satisfação quando temos diversas tarefas para concluir: sentimo-nos úteis, desafiados e até produtivos. No entanto, essa sensação é na realidade uma ilusão, pois o excesso de carga de trabalho significa falta de foco.

Além disso, estar sobrecarregados impede-nos de progredir nas tarefas que realmente importam.

De acordo com a doutora em sociologia Christine Carter, da Universidade de Berkeley, ser extremamente ocupado não é sinal de inteligência, importância ou até mesmo sucesso. Pelo contrário, se levado ao extremo, é um sinal de conformidade, impotência ou medo.

Dessa forma, ao invés de considerar a ocupação como um sinal de produtividade, tenha em mente que as pessoas altamente produtivas veem esse estado como um indício de desperdício de energia. Portanto, é importante manter o foco em tarefas realmente importantes.

  1. Reconheça o “colaborador perfeito” como um mito

Ainda é grande a crença de que o colaborador perfeito é aquele que trabalha constantemente, muitas vezes em detrimento de sua vida pessoal. No entanto, cada vez mais estudos comprovam o oposto.

Ser produtivo requer a consciência de que não é possível trabalhar por períodos muito extensos e ainda assim manter um alto nível de desempenho. Pelo contrário, como seres humanos, possuímos uma capacidade limitada para manter a concentração e foco durante longos períodos de tempo.

De acordo com a jornalista Brigid Schulte, fomos induzidos a acreditar que somente alcançaremos nossos objetivos se trabalharmos cada vez mais e sem descanso. No entanto, pessoas altamente produtivas realizam uma abordagem diferente ao reconhecer e respeitar suas limitações físicas, elas revezam entre 90 minutos de trabalho focado e intervalos para descanso, que permitem desconectar-se dos e-mails e mensagens. Além disso, valorizam o exercício físico e o sono.

  1. Deixe tarefas importantes incompletas intencionalmente

A frequência com que nos apressamos para concluir as tarefas para concentrar nos próximos itens a se fazer é grande. No entanto, de acordo com Adam Grant, professor e psicólogo da Universidade de Wharton, resistir ao desejo de concluir as tarefas pendentes pode nos tornar mais produtivos.

Grant afirma que, ao sentar-se para escrever, só levantava após a conclusão de um capítulo ou argumentação. Entretanto, atualmente, deixa frases inacabadas de maneira proposital.

Ao pausar no meio de frases, o professor concluiu que não havia grandes dificuldades para concluir o pensamento quando retornava para o trabalho, pelo contrário, constatou a captação de diversas ideias em relação ao rumo que deseja dar para o texto.

Em nota, o famoso autor estadunidense Ernest Hemingway fazia o uso da mesma estratégia.

A abordagem de Grand e Hemingway é denominada como Efeito Zeigarnick, resultado da tendência humana de refletir sobre tarefas inacabadas. Dessa forma, se iniciamos um projeto e o deixamos inacabado, é provável que pensemos nele com mais frequência do que faríamos depois de concluído.

Portanto, ao invés de apressar-se para concluir suas tarefas de uma só vez, tente deixa-las incompletas. Como resultado, essa atitude incentiva o pensamento na tarefa em diferentes contextos e consequentemente, resultando na descoberta de soluções criativas.

  1. Tenha consciência que tirar folgas é importante

Em uma economia com base no conhecimento, a produtividade requer mais do que a perseverança. Em outras palavras, insights e soluções de problemas são necessários.

Pesquisas indicam que estamos mais propensos a apresentar ideias inovadoras quando nos removemos temporariamente da rotina de trabalho diário. É por esse motivo que as melhores respostas surgem quando estamos tomando banho, na academia, durante corrida ou durante o período de férias.

  1. Auxilie os outros de forma estratégica

Adam Grant, em publicação de 2013, argumenta que pessoas muito competentes tendem a ajudar ao próximo sem esperar retorno. Embora esse auxílio seja um fator para o sucesso, Grant avalia que o excesso de ajuda ao próximo e a pausa para solucionar as próprias tarefas pode ser uma receita para o fracasso pessoal.

Para alcançar um equilíbrio, é necessário evitar dizer sim sempre que pedem ajuda. Pessoas produtivas concentram-se em uma ou duas formas de auxiliar indivíduos próximos ou aqueles que se destacam no que fazem.

  1. Saiba dizer não

De acordo com o autor e consultor Rory Vaden, quanto mais compromissos assumimos, maior o risco de vivenciar o que ele denomina “diluição de prioridades”.

A diluição de prioridades é resultado de quando assumimos um número muito alto de obrigações e, como consequência, elas passam a impedir que completemos tarefas importantes.

Um método para aumentar a produtividade e evitar a diluição de prioridades envolve uma estratégia para dizer não, ao criar um modelo de e-mail e um roteiro para quando precisar fazê-lo pessoalmente.

Desse modo, não é necessário pensar em como expressar uma resposta sempre que for preciso dizer não a alguém.

O escritor e consultor Greg McKeown também recomenda sair do paradigma sim/não por meio de uma listagem de todos os projetos nos quais está envolvido, uma maneira de indicar o quão sobrecarregado você está sem precisar dizer a palavra “não”.

  1. Mapeie seus comportamentos

Para progredir em relação a qualquer objetivo, é importante mapearmos nossos comportamentos. Gretchen Rubin, autora best-seller especialista em felicidade e hábitos vê o monitoramento como uma das chaves comportamentais.

Como exemplos, ela cita: se quiser comer de forma mais saudável, mantenha um diário de alimentação; se quiser cuidar do orçamento, monitore os gastos etc.

  1. Faça hoje o que te proporcionará mais tempo amanhã

Pessoas produtivas sempre buscam modos para automatizar ou delegar tarefas as quais não fazem um bom uso de seu tempo. Rory Vaden sugere se questionar por meio de perguntas tais quais: “como é possível utilizar o tempo hoje de maneira que amanhã eu tenha mais tempo?”.

Avaliar a lista de tarefas sob essa lente facilita o comprometimento com atividades que não sejam prazerosas, como automatizar o pagamento de contas ou criar um tutorial para delegar tarefas repetitivas a outros membros da equipe.

Conclusão

Todas essas dicas funcionam em conjunto e de forma individual, além de ressaltarem uma tendência importante: nos últimos anos entramos em uma nova era, na qual a energia e tempo não são suficientes, pois não é possível ser produtivo sem dominar a arte de gerenciar a atenção, especialmente quando existem tantas distrações ao nosso alcance.

Resistir à tentação de estar sempre ocupado; ter um plano para dizer não; manter o foco apenas nos objetivos que possam ser alcançados são habilidades que precisamos cultivar para obter sucesso no trabalho e na vida pessoal.

A produtividade é um fator de extrema importância, por esse motivo a GRVPPE preocupa-se em auxiliar com dicas de como aprimorá-la de forma pessoal e para sua empresa!

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